Sok könyvelt postai levéllel dolgozik?
2019.12.11.Így tud felzárkózni az új, elektronikus követelményekhez…
A digitalizáció a legnagyobb hagyományokkal bíró rendszereket is elérte, a Magyar Postánál is digitálisra cserélték az analóg folyamatokat. A felhasználóknak meg kell tanulniuk és meg kell szokniuk a levelekkel és vevényekkel kapcsolatos új szolgáltatásokat. Könnyebb lesz a dolguk, ha maguk is elektronikus megoldást keresnek az elektronizált szolgáltatásokhoz.
Erről olvashatok itt:
- A postai levélforgalom ötödét érinti a kézbesítési kíséret elektronizálása.
- Címzettek és feladók egyaránt érintettek, tudniuk kell kezelni az új szolgáltatásokat.
- Mi az az elektronikus feladójegyzék és mi az elektronikus kézbesítési igazolás?
- Ami elektronikus, az egyszerűen automatizálható.
- A postai követelmények beilleszthetők a dokumentumkezelési folyamatokba.
Nagyszabású fejlesztésen van túl a Magyar Posta. A levéltermékek könyvelése (pl.: azonosított levél esetén) vagy többletszolgáltatással történő kézbesítése (pl.: ajánlott levél, tértivevény esetén) most már elektronikusan valósul meg. Nem történik más, minthogy a Posta elektronikus kíséretet kapcsol a szóbanforgó levéltermékekhez: a fizikai küldeményt egy elektronikus adat kíséri végig, amely a küldemény állapotáról szolgáltat információkat a feladók részére. Lényegében minden folyamatról adatok kerülnek be a Posta rendszerébe: rögzül a feladás, majd a postázóhoz kerülés, illetve a küldemény sikeres/sikertelen átvétele. Az elektronikus kiegészítő szolgáltatások nagyjából az összes postai levél 20 %-át érintik.
Az új szolgáltatások igénybevételéhez elektronikus feladójegyzéket kér a Posta. 2020-tól a korábbi, papíralapú tértivevények is megszűnnek, a kért többletszolgáltatásokat elektronikusan igazolják, az ún. elektronikus kézbesítési igazolásokon. A postai ügyfelekre, tehát a felhasználókra hárul, hogy a feladójegyzéket össze tudják állítani, és hogy az igazolásokat megfelelően tudják kezelni.
Mi az az elektronikus feladójegyzék? A levélküldemények feladásához szükséges összes adatot tartalmazó, kötött formátumú, elektronikus állomány. A Posta megfelelő címére kell eljuttatni, használata bizonyos levéltermékek esetében kötelező.
Mi az az elektronikus kézbesítési igazolás? A papíralapú tértivevény korszerű, elektronikus formája, formátuma PDF, mely magába foglal egy XML adatstruktúrát is, ez tartalmazza a kézbesítési adatokat. Ezekhez a belföldi levélküldeményekhez készülhet: ajánlott, tértivevényes levél; ajánlott, tértivevényes, értéknyilvánított levél; hivatalos irat; “Címzett kezébe” levél; ajánlott és tértivevényes válaszküldemény; ajánlott, tértivevényes és értéknyilvánított válaszküldemény.
Szoftveresen egyszerűen kezelhetők az elektronikus jegyzékek és igazolások
Az említett követelmények miatt kidomborodnak az elektronikus irat- és dokumentumkezelés, illetve a postai szolgáltatások összekötéséből származó előnyök.
Egy fejlett dokumentumkezelő rendszer ugyanis létrehozza a Posta által befogadható elektronikus feladójegyzéket, és el is küldi az XML állományt a Posta megfelelő címére. Így nem kell azt külön energiabefektetéssel, más szoftverrel létrehozni, majd megküldeni a Posta meghatározott e-mail címére, vagy a postai FTP szerverre feltölteni.
A dokumentumkezelő rendszer az elektronikus kézbesítési igazolásokat automatikusan fogadja, majd a megfelelő levelek mellé szortírozza és csatolja azokat. Így nem kell napi rendszerességgel a Posta által e-mailben megküldött címről, postai FTP szerverről, vagy a WEBEFJ alkalmazásból letölteni az igazolásokat, majd külön energiabefektetéssel a megfelelő helyre menteni, esetleg a megfelelő dokumentumhoz csatolni azokat.
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek a postai folyamatok automatizált kiszolgálását teszik lehetővé, és ezzel számottevő, pénzben is kifejezhető megtakarítást érnek el azon szervezetek esetében, amelyek rendszeresen dolgoznak tömegesen könyvelt vagy emelt szintű postai küldeményekkel.
Elviszi a fejlesztési időt az adminisztráció
2019.12.19.Nem használják ki a digitalizációban rejlő lehetőségeket a hazai kkv-k. A nettó 600 millió forint alatti éves árbevétellel rendelkező hazai kis- és középvállalkozások vezetői...
TovábbHitelesítési robbanás következik
2019.12.15.Mindannyian jelen vagyunk a digitális térben, amit folyamatosan tágítunk. Posztolunk, kommentelünk, fényképeket, videókat osztunk meg...
TovábbSok könyvelt postai levéllel dolgozik?
2019.12.11.Így tud felzárkózni az új, elektronikus követelményekhez…
Tovább