Időpazarlás helyett folyamatszabályozás
A vállalatoknál számos olyan munkafolyamat zajlik nap mint nap, ami időről időre visszatér és meghatározott szabályok alapján megy végbe. A dokumentumkezelő rendszerben azokat lehet jól optimalizálni, amelyek alapja valamilyen dokumentum. A DMS ONE Compact Plus DocFlow modulja lehetővé teszi, hogy folyamatmenedzsmentet kapcsoljon dokumentumaihoz.
szerződéskezelés
számlajóváhagyás
ajánlatok véleményezése
beszerzések engedélyezése
szabadságigények kezelése
vezetői utasítások láttamozása
A munkafolyamatok szoftveres beállításával a véleményezési és jóváhagyási műveletek kontrollált keretek között, automatizáltan történnek. Pontosan láthatóvá válik ki, mikor hagyta jóvá a dokumentumot, ki a következő és milyen verziók keletkeztek a folyamat során. Ezek akár évek múltán is visszakereshetők a hozzáfűzött kommentekkel együtt.
Csak egyszer kell alaposan átgondolni az ismétlődő vállalati munkafolyamatokat. Az ezekre létrehozott workflow sablonok a későbbiekben bármikor elővehetők. A rendszer minden ügynél automatikusan egymás után fűzi a szükséges lépéseket, és mindig annak adja a feladatot, akinek dolga van vele, tehát végigvezeti a munkafázisokon a kompetens feladatvégzőket. Így megvalósul az elektronikus folyamatszabályozás, az egyes lépések nyilvántartása és összefogása, az átfutási idő pedig a töredékére csökken.
Milyen további előnyökkel jár a DocFlow modul használata?
- A munkafolyamatokat vizuálisan is nyomon követhetővé teszi az iratkezelő rendszerben.
- Beállíthatóvá teszi, hogy egy döntési szinten hány szereplő egyetértése szükséges.
- Vezetői kontrollt biztosít az egyes munkafolyamatokhoz.
- Kezeli a helyettesítéseket, így kiküszöböli a munkafolyamatok megakadását.
A DocFlow modullal a folyamat végén keletkező dokumentumhoz igény esetén záró fedlap is készíthető, amely összegzi, hogy milyen szakterületről, ki, mikor, milyen kommenttel hagyta jóvá a dokumentumot.
A DocFlow modul azonnal bekapcsolható, nincs szükség az egyedi fejlesztésekre jellemző több hetes specifikációs majd hónapos fejlesztési és tesztelési körökre.