Toll és papír nélkül hitelesen, egy mozdulattal tömegesen

Az elektronikus ügyintézés térhódításával megjelentek a teljes életciklusukban kizárólag elektronikus formában létező dokumentumok, illetve a papíralapú dokumentumok elektronikus másolatai. Könnyű belátni, hogy ezek hitelességét nem garantálhatja egy gépelt aláírás vagy egy kézjegy szkennelt képének beillesztése. Márpedig az ügyek alapja mindig valamilyen hiteles irat, az e-ügyintézésben pedig e-hiteles iratokra van szükség. Ezt ma már több elektronikus aláírási szolgáltatás is biztosítja.

A különféle elektronikus aláírási szolgáltatások elkülönült használatával teljesíthető a hitelességi követelmény, ez a módszer azonban körülményes. Sokkal egyszerűbb a hitelesítési mozzanatot a szoftveres dokumentumkezeléshez kapcsolni. A elektronikus hitelesítési lehetőségek, aláírások, időbélyegzők integrált kezelése ezért a dokumentumkezelő rendszerek egyik legfontosabb funkciója.

A DMS ONE Compact Plus e-aláírás modullal integrálja mind a piaci, mind az állami szolgáltatók hitelesítési megoldásait.

E-aláírás modullal nem lesz szükség többé a kézi aláírás miatti papírozásra, így lehetővé válik a 100 %-ban elektronikus dokumentumkezelés. Az e-sign modul használatának további előnyei:

  • Folyamatba integrált aláírás: A hitelesítési mozzanat a dokumentumkezelő szoftveren belül végezhető el. Nincs szükség más programok használatára.
  • Helyfüggetlen aláírás: Az aláírás bárhol megvalósulhat, ahol a felhasználó hozzáfér a dokumentumkezelő rendszerhez. Nem kell feltétlenül az irodában tartózkodnia, lehet éppen szabadságon is.
  • Tömeges aláírás: Egyszerre aláírható akár több ezer irat. A program felületén az aláírandó dokumentumok tömegesen is kijelölhetők, ezután pedig néhány kattintással elkészíthető az elektronikus aláírás.
  • Iratbetekintés azonnal: A dokumentumkezelő szoftver lehetővé teszi, hogy az aláírásra váró irathoz kapcsolódó egyéb dokumentumok is rendelkezésre álljanak. Nincs szükség a papírok vagy e-mailek hosszadalmas keresgélésére. Az egyes ügyekben nyilvántartásba vett levelezések, igazolások, számlák vagy éppen a korábbi iratverziók azonnal elérhetők.
  • Postai ügyintézés mellőzése: Ha az elektronikus dokumentumot e-aláírással és időbélyeggel ellátva küldik el az ügyfélnek, nincsenek postázási költségek és sorbanállás.

Az elektronikus iratok útja e-aláírás modullal kiegészített DMS ONE Compact Plus rendszerben:

Az elektronikus iratok útja e-aláírás modullal kiegészített DMS ONE Compact Plus rendszerben

A papíralapú dokumentum helyét idővel átveszi az elektronikus irat. Állítsa be már most az ehhez szükséges megoldáscsomagot az e-aláírás modullal! A DMS One szakemberei az elektronikus hitelesítési folyamatok kialakításában segítségére lesznek tanácsaikkal.