A hatékony iratkezelés kulcsa: dokumentumkezelési audit
Dokumentumkezelési auditunk során a cég folyamatainak felmérését követően olyan javaslatot dolgozunk ki, amellyel optimalizálható az adminisztrációs gyakorlat.
Díjmentes auditunk láthatóvá teszi a láthatatlant: a vállalati működés elvesztegetett lehetőségei a dokumentumkezelési folyamatok kifésülével feltárulnak. Ezek alapján indítható el a munkafolyamatok optimalizálása, ami növeli a hatékonyságot és az eredményességet, miközben csökkenti az időráfordítást és a költségeket.
Az audit (DMA: Document Management Analysis) során először áttekintjük a vállalat dokumentumkezelési folyamatait, majd javaslatokat teszünk az adminisztrációs műveletek optimalizálására. A folyamatok feltérképezése után Ön is tisztán fogja látni, hogy hol szükséges javítani a működésen, és ehhez milyen dokumentumkezelő szoftvert érdemes választani.
E munka során mindvégig partneri viszonyra törekszünk. Célunk, hogy a DMS One módszertana hozzájáruljon az ügyfél cég versenyképességének növeléséhez.
Miért érdemes dokumentumkezelési auditot készíteni?
- Alacsony energiabefektetéssel megvalósítható: Az audit során mindössze 4x1 órára foglaljuk le a dokumentumkezelésért felelős vezetőt, sokkal több energiát nem szükséges a projektre fordítani.
- Eredményorientált a folyamat: Az audit végterméke egy olyan dokumentumkezelés megvalósítási terv, amely világosan megmutatja a vállalat lehetséges energia- és költségmegtakarításait.
- Testreszabott eredményt ad: Javaslatainkat teljesen az ügyfél vállalat igényeire és jellemzőire szabjuk.
- Kötelezettség nélkül igényelhető: A dokumentumkezelési auditot egy csaknem 20 oldalas megvalósítási terv zárja, melynek átadását követően eldöntheti, hogy a hatékonyabb működés érdekében bevezeti-e a javasolt rendszert vagy sem.
- Ingyenes: Regisztráljon és díjmentesen elvégezzük a dokumentumkezelési auditot a vállalatánál.
Vegye igénybe ingyenes dokumentumkezelési auditunkat!
Gondolná, hogy egy vállalat dokumentumkezelési módszerei nagyban befolyásolják a cég hatékonyságát? Felmérésünk segít abban, hogy a legmegfelelőbb szoftvert találja meg ezekhez a folyamatokhoz, így költségeit nagymértékben csökkentheti. Az audit végén dokumentumkezelési megvalósítási tervben mutatunk rá az energiát, időt és pénzt spóroló megoldásokra.
DOKUMENTUMKEZELÉSI AUDITOT KÉREKA dokumentumkezelési audit menete részletesen
BEVEZETŐ BESZÉLGETÉS
Először egyeztetjük az igényeket és a projekt célját, majd meghatározzuk a kapcsolattartók személyét illetve az audit ütemezését, helyszíneit és hatásait a napi munkavégzésre. Ezzel megalapozható a hatékony együttműködés, ami rengeteg energiát és időt takarít meg az audit résztvevői számára.
FELMÉRÉS ÉS ELEMZÉS
A felmérés és elemzés során betekintünk a vállalat adminisztrációs és egyéb munkafolyamataiba annak érdekében, hogy részletes információkhoz jussunk a dokumentumkezelési ügymenetről, a feldolgozási technikákról (szkenner, fax, nyomtató, postai út), az érkezési módokról (hagyományos levél, e-mail), a nyilvántartásba vételről, selejtezésről, továbbá az ezekkel kapcsolatos bevált fogásokról, alkalmazott módszerekről. A dokumentumkezeléssel foglalkozó munkatársakat (vállalatvezető, gazdasági-, IT-vezető, adminisztrációs kollégák) 4x1 órában kérdezzük a folyamatokról. Ezt követően egy csaknem 20 oldalas megvalósítási tervet adunk át.
JAVASLAT KIDOLGOZÁSA
Megvizsgáljuk az egyedi igényeket, kéréseket, ötleteket, ezeket az elkészült megvalósítási tervvel együtt közösen kiértékeljük, majd bemutatunk egy testreszabott javaslatot és módszertant, amely már konkrétan tartalmazza, hogyan lehet jaítani a hatékonyságon.
- Pontosan meghatározzuk, hogy mekkora költségmegtakarítás érhető el a DMS ONE megoldások használata révén.
- Mindezt havi és éves bontásban is bemutatjuk.
- A belső dokumentumkezelésre vonatkozó szabályrendszerre is javaslatot teszünk.
- Minden javaslatunkat az adott cég igényeire szabottan terjesztünk elő, konkrét megvalósítással, bevezetési ütemtervvel együtt.
MEGVALÓSÍTÁS
A javaslatok jóváhagyása után már csak a megvalósítás van hátra. Ebben a folyamatban még inkább együttműködünk partnereinkkel. Az ügyfél cég kiválasztott munkatársait (kulcsfelhasználóit) oktatjuk, képzési anyagokkal látjuk el. Az új dokumentumkezelő szoftvert úgy vezetjük át a gyakorlatba, hogy az a mindennapi munkát a lehető legkevésbé hátráltassa.