Dokumentumkezelő rendszer bevezetése a DMS One-nál
A DMS One dokumentumkezelő szoftverek sikeres bevezetésének titka a több mint 10 éves kiforrott szoftverbevezetési módszertan és a tanácsadó kollégák szakmai felkészültsége, tapasztalata.
Nálunk minden feladaton, folyamaton egy egész csapat dolgozik. Szakembereink a bevezetés minden szakaszán végigvezetik partnereinket. Értékesítő munkatársaink segítenek a megfelelő rendszer kiválasztásában, a szoftver testreszabásakor pedig dokumentumkezelési tanácsadóink állnak rendelkezésre és a leendő felhasználók oktatásakor is ők segítenek. Az éles induláskor Support csapatunk biztosítja a támogatást.
Kiforrott szoftver bevezetési módszertan
Tíz éve működik hatékonyan szoftverbevezetési módszertanunk, amit tanácsadó cégek bevonásával folyamatosan fejlesztünk. Ez a biztosítéka annak, hogy projektjeink 100 %-ban megvalósulnak. A szoftverbevezetés folyamatos menedzsmentet kíván, amit biztosítunk: kollégáink mindvégig rendelkezésre állnak szakértelmükkel. Minden lépést dokumentálunk.
Bevezetésünk 7 lépcsőből áll, amelyet ügyfeleinkkel együttműködve valósítunk meg:
- Projektnyitó: A személyes találkozó során bemutatjuk a módszertan lényegét, egyeztetjük az ügyféllel a projektet, továbbá felmérjük a vállalat jelenlegi IT infrastruktúráját.
- Dokumentumkezelési felmérés: Ennek keretén belül tanácsadóink megvizsgálják a jelenlegi dokumentumkezelési szokásokat, folyamatokat és szabályokat.
- Telepítés: A helyszínen vagy távolról munkatársaink elvégzik a dokumentumkezelő szoftver telepítését az ügyfél által meghatározott infrastruktúrára.
- Testreszabás: Ezután a specifikáció szerint megkezdődik a dokumentumkezelési szoftver testreszabása, paraméterezése, a rögzítési felületeinek kialakítása.
- Oktatás: A képzési terv elfogadása után elindul a szerepkörök szerinti online és géptermi oktatás.
- Pilot üzem: Ezután az ügyfél megkezdi a pilot (teszt) időszakot, melynek célja, hogy a szoftverben elvégezzék az éles működés feladatainak egy részét.
- Éles üzem: A sikeres pilot zárást követően élesíthető az ügyfél dokumentumkezelő szoftvere. Töröljük a tesztadatokat és ellenőrizzük a paraméterezést.
Felkészült dokumentumkezelési tanácsadók
Alapvető feladatuk a szoftverbevezetés irányítása, ügyfeleink igényei szerinti testreszabása, a leendő felhasználók oktatása és felkészítése az éles indításra. Tanácsadóink sok esetben már a projekt elején bekapcsolódnak a munkába, segítik a dokumentumkezelési auditot, hogy a lehető legoptimálisabb dokumentumkezelési folyamathoz vezessen a rendszer testreszabására.
Tanácsadó kollégáink kiemelkedő iratkezelési és IT szakmai kompetenciákkal rendelkeznek. A legkülönfélébb területeken dolgozó cégek és szervezetek szoftverbevezetésénél szerezték tapasztalataikat. Így szinte biztos, hogy találkoztak már azzal az iratkezelési problémával, ami az Ön cége működését is nehezíti. Tanácsadóink pontosan tudni fogják, hogyan oldják meg azt.
Egy dokumentumkezelési szoftver bevezetése maximális körültekintést és széleskörű tudást igényel. Az eredményes és sikeres folyamathoz:
- Naprakész tudással kell rendelkezni a dokumentumkezeléssel kapcsolatos jogszabályokról;
- Komoly szakmai kompetenciákra és tapasztalatra van szükség a vállalati dokumentumkezelési folyamatokról;
- IT specifikus tudás kell a telepítéshez és a rendszer testreszabásához, paraméterezéséhez;
- Projektmenedzseri tapasztalatok szükségesek a rendszerbevezetés biztonságos és határidőre történő lezárásához.
Projektmenedzsment a rendszerbevezetés alatt
Ennek során megszervezzük a projekt megnyitóját, előkészítjük a szükséges alapító dokumentumot, és megismertetjük partnerünkkel projektvezetési módszertanunkat. Folyamatosan készítjük a státuszjelentéseket, koordináljuk és összehangoljuk a projekttel kapcsolatos feladatokat, ahogyan az elfogadott ütemtervet is, melyet folyamatosan figyelemmel kísérünk. Adminisztráljuk a döntési pontokat és a nyitott kérdéseket. A projektmenedzsment során állandó kapcsolatot tartunk az ügyfél projekttagjaival, felügyeljük a költségtervek teljesülését.
Tudta, hogy a DMS One-nál a szoftverbevezetési folyamat sikerességét 3 specialista is segíti?
A rendszerbevezetésünk pontos, biztonságos és előre egyeztetett határidőre történő lebonyolítását a DMS One részéről 3 különböző kompetenciával és tudással rendelkező szakemberünk biztosítja. A projektvezető feladata a bevezetési projekt megvalósulásának felügyelete, a határidők ellenőrzése, betartatása, valamint az ügyféllel történő kapcsolattartás. A projektvezető felel a projekt megfelelő minőségben és időben történő lezárásáért. A Document Management Expert (DME) végzi a projekt kivitelezési feladatait. Többek között a szakmai tanácsadást, a szervezet dokumentumkezelési folyamatainak optimalizálását és a szoftver testreszabását. A projektet egy ún. Document Management Analyst (DMA) kolléga is segíti, aki a háttérmunkát, az adminisztrációt, a folyamatos dokumentációt és riportolást biztosítja a bevezető csapat számára.
Szenvedélyünk a munkánk! Dokumentumkezelés kicsit másként.
A dokumentumkezelő szoftver kiválasztásakor ügyfeleink hosszú távú döntést hoznak. A jó szoftver és a jó partner együtt jelentik a sikert.
A 10 éve hatékonyan működő szoftverbevezetési módszertan, a tanácsadók szakmai felkészültsége nagymértékben hozzájárul az új rendszer vállalaton belüli fogadtatásához és az egész projekt sikeres lezárásához. Évtizedes szakértelmünkkel segítjük a legkülönfélébb iparágakban dolgozó vállalatokat és mindig élen járunk a fejlesztésekben.
Ha kíváncsi, hogy mi hogyan dolgozunk, nézze meg videónkat!
A jól kiválasztott partner és szoftver együtt jelentik a sikert
A megfelelő informatikai partner sikeres módszertannal, a hatékony működést támogató munkafolyamat kialakítással és szakértő kollégákkal segíti az Önök munkáját. Rendszereink bevezetése zökkenőmentes, a későbbiekben pedig felkészült ügyfélszolgálati támogatásunk is adott.
AJÁNLATOT KÉREK